Preguntas frecuentes

Denuncias: Generalidades

¿Puedo hacer una denuncia por medio de Internet?

Sí. Con INTEGRIDAD CORPORATIVA, usted puede presentar una denuncia confidencial y anónima por Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

El sistema de INTEGRIDAD CORPORATIVA está diseñado para que los empleados realicen preguntas o denuncien cualquier infracción a nuestro Código de conducta establecido, u otras inquietudes que pueda tener. Entre ellos, encontrarás un listado de los tipos de delitos posibles.

¿No debería solamente reportarla a mi gerente, a seguridad o a recursos humanos y dejar que ellos la resuelvan?

Cuando observe alguna conducta que entre en conflicto con nuestro Código de conducta, esperamos que la denuncie. Idealmente, usted debe comunicar cualquier inquietud a su gerente directo, o a otro miembro de nuestro equipo de administración. Sin embargo, comprendemos que habrá algunas circunstancias en las que usted no se sentirá cómodo denunciando el asunto de esta manera. Es por tales circunstancias que nos hemos asociado con INTEGRIDAD CORPORATIVA, para asegurar un espacio confidencial y seguro, ustedes pueden hacer una anónima y no guardar la información.

¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con eso?

Todos tenemos el derecho de trabajar en un ambiente positivo y con ese derecho viene la responsabilidad de actuar de una manera ética e informar a las personas adecuadas si alguien no se comporta de manera adecuada. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar la subsistencia de toda una empresa.

¿Existe garantía de que mi denuncia será analizada?

¡Sí! Ya que la principal garantía del sistema es que todas las denuncias serán atendidas bajo principios de debida diligencia dentro de los tiempos establecidos y de acuerdo con la complejidad del caso.

Sin embargo, si la denuncia no contiene suficientes evidencias o datos que la validen puede ser declarada como inadmisible, siendo notificado el denunciante de dicha decisión y dejando el registro respectivo. Por ello, es importante que la denuncia se haga con la mayor cantidad de información y en forma clara. La ambigüedad en las respuestas o información que se entrega no permite concretar o formalizar una denuncia.

¿Tendré consecuencias al realizar alguna denuncia?

¡No!, parte integral de nuestro sistema es garantizar el 100% de confidencialidad; por lo tanto, tendrás la libertad razonable de denunciar todo hecho que consideres relevante.

¿Qué ocurre si una denuncia es falsa?

Las denuncias deben ser veraces y deben realizarse de buena fe. Hay que advertir que la formulación de denuncias falsas podría ser constitutiva de los delitos calumnias e injurias tipificados en los artículos 406 y siguientes del Código Penal Chileno. VIELCO podrá adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia falsa o de mala fe.

¿La administración realmente quiere que yo presente denuncias?

Definitivamente sí. De hecho, necesitamos que haga la denuncia, todos quienes integran VIELCO, somos responsables de resguardar la ética de nuestra organización, es por que estamos llamados a levantar frente a eventuales riesgos éticos. Usted sabe qué es lo que sucede en nuestra compañía, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener conocimiento inicial de una actividad que puede ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestro equipo. Además, ofrecer retroalimentación positiva puede ayudar a identificar asuntos que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativos.

¿A dónde llegan estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Las denuncias ingresan directamente al servidor con seguridad de INTEGRIDAD CORPORATIVA para evitar cualquier posible violación de seguridad. CANAL DE DENUNCIA permite que estas denuncias estén disponibles solamente para personas específicas dentro de la empresa que estén a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y la ubicación del incidente. Cada uno de estos receptores de denuncias ha recibido capacitación para mantener estas denuncias en confidencialidad extrema.

¿No es este sistema solo un ejemplo de que alguien me está vigilando?

El CANAL DE DENUNCIA se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía en general y nos permite garantizar que el ambiente de trabajo sea un lugar seguro, protegido y ético. Lo invitamos a buscar orientación sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar una inquietud. La comunicación efectiva es crucial en el lugar de trabajo de hoy, y esta es una excelente herramienta para mejorar esa comunicación. Hemos seleccionado cuidadosamente la mejor herramienta de denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y, a la vez, mantener un ambiente positivo para presentar las denuncias.

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la empresa genera un registro en el servidor que muestra cada sitio web al que se conecta mi computadora personal, ¿no me identificará este registro como la persona que inició una denuncia?

El sistema INTEGRIDAD CORPORATIVA no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna, ni mantiene ningún tipo de conexión con los sistemas de autentificación de la empresa. No hay ninguna información que relacione su computadora personal con CANAL DE DENUNCIA. De hecho, INTEGRIDAD CORPORATIVA está comprometida contractualmente a no buscar la identidad del denunciante. Si se siente incómodo haciendo una denuncia desde la computadora de su trabajo, tiene la opción de utilizar una computadora que esté fuera de nuestro ambiente de trabajo (como una localizada en un café Internet, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de INTEGRIDAD CORPORATIVA.

¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?

Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o de cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema de INTEGRIDAD CORPORATIVA cubre las direcciones de Internet, de manera que la confidencialidad y el anonimato se mantiene totalmente. Además, INTEGRIDAD CORPORATIVA se ha comprometido por medio de un contrato a no buscar la identidad del denunciante.

Me preocupa que la información que proporcione a CANAL DE DENUNCIA finalmente revele mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme de que eso no sucederá?

El sistema INTEGRIDAD CORPORATIVA está diseñado para proteger su anonimato, si usted asi lo desea. Para ello, si usted desea permanecer en el anonimato, usted, como parte denunciante, debe asegurarse de que el contenido de la denuncia no revele su identidad accidentalmente. Por ejemplo: “Desde mi cubículo, vecino a Juan Smith…” o “En mis 33 años…”.

¿Qué pasa si quiero ser identificado con mi denuncia?

Si lo desea, hay una sección en la denuncia donde puede dejar sus datos de identificación y contacto.

Consejos y mejores prácticas

Sé de algunas personas que están involucradas en conductas no éticas, pero eso no me afecta a mí. ¿Por qué debo molestarme en denunciarlo?

Nuestra empresa desea promover el comportamiento ético. Toda conducta no ética, en cualquier nivel, al final afecta a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Solamente debe considerar lo que sucedió en escándalos corporativos recientes para ver los efectos desastrosos que un desliz, aparentemente inofensivo en la ética, puede provocar en una compañía que de lo contrario, sería saludable. De manera que, si usted sabe de cualesquiera incidentes de mala conducta o infracciones éticas, considere que está en la obligación propia y hacia sus compañeros de trabajo de reportarlos.

No estoy seguro de si lo que observé o escuché era una infracción a la política de la empresa o si implicaba una conducta no ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?

Para estos casos se recomienda presentar la situación al Encargado de Prevención del Delito (EPD) o Recursos Humanos y se pueda concluir o determinar si se considera como un DELITO o un caso de actitud poco prudente del cual, sin ser un delito, si se puede considerar una acción conflictiva para el ambiente laboral.

¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están implicados en una violación? ¿No recibirían ellos la denuncia e iniciarían un encubrimiento?

El sistema de INTEGRIDAD CORPORATIVA y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación, ni tengan acceso a las denuncias en las que se les mencione. Las denuncias garantizan la confidencialidad, seguridad y el secreto total y del cual todos los trabajadores de la compañía son sujetos y afectos dentro del sistema.

¿Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O, ¿qué pasa si la empresa tiene que hacerme más preguntas acerca de mi denuncia?

Cuando presente una denuncia en el sitio web de INTEGRIDAD CORPORATIVA o por medio de un centro de llamadas de INTEGRIDAD CORPORATIVA, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema de INTEGRIDAD CORPORATIVA por Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original para agregar más detalles o responder las preguntas que haya planteado un representante de la empresa, y para agregar más información que pueda ayudar a resolver los asuntos pendientes. Enfáticamente sugerimos que regrese al sitio en el tiempo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la empresa ahora iniciaron un "diálogo anónimo", en donde las situaciones no solamente están identificadas, sino que pueden ser resueltas, sin importar su complejidad.

¿El seguimiento de estas denuncias es tan seguro como la primera denuncia que se presentó?

Todas las correspondencias de INTEGRIDAD CORPORATIVA se mantienen en la misma estricta confidencialidad de la denuncia inicial, continuando con la cobertura del anonimato.

¿Cuánto es el tiempo que demora un denuncio en su resultado?

Efectuada la denuncia en el canal habilitado para este efecto, el denunciante recibirá un correo automático de confirmación exitosamente de su denuncia. El Encargado de Prevención del Delito, dispondrá de 5 días hábiles para asignar la denuncia a un investigador, para tales efectos lo realizará bajo un acuerdo de confidencialidad firmado entre el investigador y VIELCO, durante ese proceso solo el investigador tendrá acceso a la carpeta de investigación, asegurando la imparcialidad en el proceso.

En el caso que el investigador requiera obtener información adicional, la podrá solicitar al Encargado de Prevención del Delito quien utilizando la plataforma de INTEGRIDAD CORPORATIVA realizará el requerimiento, Si ocurriera el caso en comento, la investigación tendrá un plazo de hasta 8 días hábiles adicionales.

El investigador dispondrá de 25 días hábiles para realizar el análisis de la información recopilada y entregar un informe final al comité de ética de VIELCO con su resolución.